Devenez monotâche

Si vous êtes un entrepreneur, vous avez certainement des responsabilités, des éléments prévus ou imprévus auxquels vous devez faire face tous les jours et ça n’arrête pas. Voyons ensemble comment mieux gérer votre charge de travail.

Monotâche

Les journées de l’extrême

Peut-être que vous connaissez aussi ce genre de journée, à peine arrivé au bureau… la boite e-mail est pleine, à peine répondu qu’un email revient déjà. Ah le téléphone sonne… « Oui bonjour j’écoute… » Bon, je vais consulter mes dossiers en cours… Ah mais y’a encore ça qui est en attente…. Oh aussi ce Post-it à traiter ! Un nouveau mail « Urgent » d’un client à traiter et Skype qui se met aussi à sonner.

Certains jours quand je suis rentré chez moi en fin de journée, j’étais tout simplement « incapable » de dire ce que j’avais fait, tellement j’avais exécuté de micro-tâches… En gros je passe la journée à faire « le tampon » sur l’ensemble des éléments à gérer tout en restant statique (comme un mouvement perpétuel, mais dans le vide).

Le problème du multi-tâche

Quand on fait plusieurs choses en même temps le but c’est de faire chaque tâche dans le laps de temps le plus cours possible, parce qu’on en a un autre juste derrière à traiter. Mon constat est que lorsque cette stratégie est en place, on a tendance à « bacler » la tâche au plus vite.

Il peut y avoir un gain de temps, mais momentané, c’est-à-dire que bien souvent il faudra reprendre cette même tâche plus tard, dans quelques jours… ou mois, pour la finir vraiment à 100% ou pour satisfaire au mieux le client, parce que la première exécution n’a pas forcément été à la hauteur (réponse incomplète ou imprécise, correctif rapide mais non durable etc..).

Acceptez de prendre du retard

Cela fait plusieurs semaines que j’ai une tâche prévue pour vendredi matin et que je dois finaliser. Le problème c’est que continue à la transférer de semaine en semaine… sans en voir le bout, car je perds des heures dans la matinée à être sollicité par du multi-tâche.

Qu’est-ce que j’ai fait aujourd’hui ? Je me suis concentré sur ma tâche… des mails urgents sont arrivés, ils sont restés dans la boîte. Des téléphones importants oui ok, mais est-ce que j’ai besoin de traiter cela dans la seconde ? Non je planifie ça pour un moment donné précis, mais pas maintenant (je suis déjà occupé).

Finalement, en début d’après-midi j’avais toujours pas fini et j’ai poursuivi jusqu’à 14h30… et là enfin terminé ! Entre temps le monde ne s’est pas effondré, les clients ont survécu et j’ai pu mener à bien ma tâche jusqu’au bout, même si la matinée devait suffire à la clore.

Mon conseil

C’est vrai qu’il n’est pas facile de gérer l’urgence, on vit dans un monde ou tout est urgent, mais c’est très « relatif ». Arrivé à un certain stade, vous ne pourrez plus proposer une réaction dans l’instantané, car votre flux de clients sera peut-être trop important et vous devrez commencer à faire un tri et à donner des priorités.

Ce que je conseille, c’est de définir vos tâches pour la semaine dans Google Calendar et d’appliquer les règles suivantes :

  • En fin de semaine, définissez votre travail pour la semaine suivante (pour chaque jour).
  • Ne mettez pas trop de tâches dans une journée, vous n’arriverez de toute façon pas à toutes les traiter.
  • Laissez au moins 1/2 jour de battement en réserve pour les urgences à traiter.

Et tous ces clients impatients ? Comment les gérer et s’ils ne sont pas contents de la rapidité et du service que vous offrez ? La réponse est simple, soit ils tolèrent et acceptent un délai respectable ou sinon il faudra qu’ils cherchent une autre entreprise avec plus de répondant. Le client doit apprendre à patienter, pour qu’il puisse aussi disposer d’un meilleur service et d’une qualité d’exécution qui soit optimale.

Il n’est pas rare d’avoir des demandes de nouveaux clients « inconnus » qui me font des demandes d’exécution dans l’heure qui vient. Comment dire, c’est possible… mais à quel prix et avec un paiement d’avance ? La tendance « urgente » est dans notre société considérablement exagérée.

Bilan

Urgent ! Urgent ! C’est certainement la cause du multi-tâche qui plombe la productivité. Ce n’est pas parce qu’on exécute un moins grand volume de tâches qu’on travaille moins bien (on rend l’exécution meilleure). Du coup on pense aussi mieux pour la suite et on se pose les bonnes questions pour tenter de résoudre le problème définitivement, alors on gagne du temps sur le long terme.

Le monotâche apporte un confort de travail intéressant, vous faites une seule chose… peut importe ce qui arrive. Le plus difficile c’est de vous raisonner et de résister aux multiples requêtes de vos clients et rester « focus » sur votre élément en cours.

Si vous appliquez aussi une méthode de travail spécifique, n’hésitez pas à nous la faire partager !

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