Planifier son temps, organiser ses tâches avec Ganttproject

Dans notre société, très souvent on perd passablement de temps parce qu’on n’est pas assez organisé.  Il n’est pas rare d’ailleurs de voir certaines entreprises d’être en rupture de temps et de personnel, pour certains projets. Regardons ensemble une méthode de travail intéressante.



S’organiser et planifier

Sincèrement je n’ai jamais été un vrai adepte de l’organisation, de la planification, parce que je trouve cela très « barbatif », mais je fais des efforts. La plus grosse difficulté reste bien sûr la gestion des clients et tout ce qui s’y rattache. Actuellement je gère ma comptabilité / facturation client avec WinBIZ (que je recommande à mes clients suisses), j’organise mon emploi du temps et le stockage de mes idées / concepts avec Fengoffice et je gère l’avancement des projets clients via Excel, parce que c’est simple, je peux mitrailler la feuille d’information rapidement et ça me plaît.

Oui mais… quel est mon temps disponible ?
Le problème a commencé à survenir récemment, je gère beaucoup de tâches simultanément, pour des clients différents et aussi pour des développements internes comme par exemple des modules Prestashop. Je me retrouve donc avec une multitude de tâches à effectuer avec certaines plus pressantes que d’autres… Jusqu’à aujourd’hui je me débrouillais pour gérer cela mentalement entre mes mails, mon agenda et au feeling. Le problème est que je suis arrivé au stade où je suis obligé de définir avec exactitude le début et la fin de chaque tâche pour éviter les surprises et aussi pour proposer des délais en accord avec mes disponibilités.

Trouver un outil pour la gestion de projet
J’ai donc effectué un petit tour d’horizon, il existe une multitude d’outils pour la gestion de projet, je cherchais une solution de préférence « open-source » et j’ai vu des services en ligne très intéressant comme par exemple Teamlab. Le problème c’est que je n’avais pas envie d’avoir mes données à l’extérieur, au risque de les perdre ou de ne plus pouvoir y accéder. Je cherchais aussi un outil capable de gérer le diagramme Gant, parce que celui-ci est très pertinent visuellement, il permet en 1 coup d’oeil de comprendre sa planification.

Gant Project
Le logiciel Gant Project est gratuit, vous pouvez le télécharger sur le site officiel. J’avais utilisé cet outil quand j’étais en formation et franchement je ne pensais pas le ressortir aussi rapidement des bacs 😉 en me disant que finalement ce type d’outil était vraiment fait pour les gens qui aiment perdre du temps (grave erreur de ma part). Avec gant vous avez une vue hiérarchisée de vos tâches avec un récapitulatif des dates.

Ci-dessous un exemple de planification pour la construction d’une maison avec GanttProject.

Dans mon cas, je ne voulais pas avoir un projet par client, car mon problème réside dans le fait de gérer l’avancement de plusieurs projets clients en parallèle + des développements pour mes propres besoins. J’ai donc créée 1 seul projet et j’ai pu ajouter un nouveau champ « client » pour chaque tâche. Cette manière de travailler pourrait me permettre de savoir si par exemple je peux effectuer une 3ème tâche en parallèle de deux projets clients ou s’il faut que je la fasse plus tard. Il est très difficile de se faire une image mentale quand vous devez travailler sur plusieurs choses à la fois, grâce à l’outil Ganttproject, vous serez plus stable et aussi moins stressé.

Bilan
La planification avec Ganttproject peut s’appliquer à presque n’importe quelle thématique, elle peut vous faire gagner du temps, mais ensuite vous devrez faire l’effort de vous organiser et de respecter les délais imposés par le graphique. Il n’y a pas de règle exacte pour obtenir une bonne méthode de travail, cela s’étoffe au fil du temps en fonction aussi de votre expérience. Si vous travaillez dans le web, pensez à l’utiliser, c’est gratuit et ça vous fera gagner du temps, donc de l’argent (ok j’avoue elle était un peu facile cette réplique).

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